AIとDXで、何ができるのか | 和歌山の中小企業のためのガイド

「DX」と「AI」は、何が違うのか

この2つはよく並べて語られますが、別のものです。ここが混ざったままだと、何を検討すればいいのか決まりません。

DX

仕事のやり方そのものを変えること

紙をやめる、同じ内容を二度入力するのをやめる、といった「段取りの作り直し」です。

AI

そのための道具のひとつ

文章を書く、要点をまとめる、内容を仕分ける。人がやっていた作業の一部を肩代わりします。

つまり、AIを入れることがゴールではありません。仕事の段取りが変わって、はじめて時間が減ります。

「AIを導入したが、結局使われずに終わった」というお話をよく伺います。その大半は、道具だけ入れて、段取りを変えなかったケースです。逆に言えば、段取りさえ整えば、道具は高価なものでなくても構いません。

できることを並べればきりがないので、和歌山・近畿の事業者様と実際にお話ししてきた中で、特に効果が出やすかったものに絞ります。

書類を作っている時間

見積書、請求書、案内文、報告書。過去のファイルを探して、日付と金額を打ち替える——この作業は、まとめて減らせます。実際のご支援では1件あたり20分の短縮という実測値が出ています。
探している時間・確認している時間

「あの件どうなってたか」を思い出す時間、抜け漏れがないか確かめる時間。散らばった情報を集めて並べ直すだけで、1日あたり1〜2時間が浮いた例があります（事業規模によります）。
引き継げないまま残っている仕事

ベテランの頭の中にしかない手順。本人に30分ほど喋ってもらい、それを録音するだけで、手順書の下書きができます。書いてもらおうとすると止まりますが、喋ってもらうなら進みます。
判断する前の、下調べ

長い資料や制度の案内を読む時間です。要点を先に出させてから、自分は判断だけに集中する。ただし最終確認は必ず人が行ってください。AIは事実でないことを答える場合があります。

多くの会社がつまずくのは、最初から全部やろうとするからです。順番はこの3つだけで十分です。

1

1つだけ選ぶ

繰り返し発生する／毎回それなりに時間がかかる／間違えても大事にならない。この3つ全部に当てはまる作業を、1つだけ選んでください。3つ目が特に大事です。
2

2週間だけ試す

他には広げません。うまくいかなくても、2週間で失うものはありません。
3

何分減ったかを記録してから、次へ

感覚ではなく数字で。減っていれば次の作業へ、減っていなければやり方を変えます。1つずつ進めるのが、結局いちばん速い道です。

使い方が定まらないまま人数だけ増えると、質問に答える人がいなくなります。まず1人か2人で回し、型ができてから広げる。これが最短です。

ツールの比較検討に何か月もかけてしまうケースです。最初の1つは無料で試せるもので構いません。触ってみないと、自社に合うかどうかは分かりません。

いちばん危ない対応です。禁止すると、隠れて使うようになります。会社が把握できないまま顧客情報が入力され、事故が起きるまで気づけません。必要なのは禁止ではなく、ルールです。

便利な面だけをお伝えするのは不誠実なので、はっきり書きます。AIには、次のような危険があります。

事実でないことを、自信満々に答える。数字・日付・法令・補助金の要件は、必ず元の資料で裏を取ってください。
入力した情報が、社外に出ている場合がある。無料のサービスでは、入力内容が学習に使われることがあります。お客様の個人情報や取引先の単価は入力しないのが基本です。
責任は取ってくれない。採用・値付け・契約といった判断は、必ず人が決めてください。

逆に言えば、「大事な情報は入力しない」「事実は裏を取る」「決めるのは人」——この3つを守れば、危険のほとんどは防げます。社内に配れるチェックリストの形にしたものを、資料の中でご用意しています。